Un bon dossier comptable n’est pas simplement un ensemble de fichiers. Votre comptable doit pouvoir identifier la période, comprendre les opérations et retrouver les justificatifs sans multiplier les demandes.
Préparer les données au fil de l’eau réduit le travail de dernière minute. Voici une méthode pour organiser une transmission mensuelle ou trimestrielle sans mélanger les pièces et les dates de paiement.
1. Confirmer la période et ce qui est attendu
Convenez avec votre comptable de la période de transmission, de l’adresse de destination et des documents nécessaires. Le rythme d’envoi des pièces et la périodicité des déclarations sont liés à votre organisation et à votre situation fiscale, mais ne sont pas nécessairement identiques.
Dans WebManager, sélectionnez Mensuel ou Trimestriel dans Export Comptable, puis le mois ou le trimestre et l’année. Le 3e trimestre couvre juillet, août et septembre ; le 4e couvre octobre, novembre et décembre.
2. Vérifier les ventes et les règlements
Contrôlez la liste des factures et des avoirs de la période. Les montants, les clients et les références doivent correspondre aux opérations réellement enregistrées. Une pièce annulée ou une correction doit rester identifiable dans votre suivi.
Vérifiez ensuite les paiements à partir des dates effectives : une facture de juin payée en juillet doit être visible dans le contrôle des encaissements de juillet. Ne déplacez pas artificiellement la facture pour la faire entrer dans le dossier courant.
3. Rassembler les achats et les notes de frais
Associez chaque dépense à son justificatif lorsque celui-ci est disponible. Contrôlez le fournisseur, la date, les montants et la qualification de TVA. Signalez les documents manquants plutôt que de présenter le dossier comme complet.
Séparez les dépenses ordinaires des notes de frais déjà comptabilisées. Le remboursement d’une note est le règlement d’une charge existante, pas une nouvelle dépense. Une note ancienne remboursée pendant la période peut affecter le suivi des décaissements sans nécessiter de joindre à nouveau son dossier d’origine.
4. Choisir le bon support dans WebManager
Le téléchargement Excel rassemble les catégories sélectionnées dans des onglets. Le récapitulatif PDF passe par la fenêtre d’impression du navigateur : choisissez l’enregistrement en PDF pour conserver le document.
Pour transmettre directement, renseignez l’email du comptable. L’envoi comprend un récapitulatif et les archives des pièces disponibles. L’option de joindre les dossiers et reçus des notes de frais est distincte des options d’onglets Excel : cochez-la explicitement si vous souhaitez ces pièces.
L’envoi actuel est manuel. La programmation automatique n’est pas disponible. Un envoi est limité à 100 documents et 12 Mio de pièces jointes ; si la limite est dépassée, le logiciel bloque l’envoi au lieu d’envoyer un dossier incomplet. Utilisez les téléchargements et convenez d’un autre mode de transmission avec le comptable.
5. Garder une trace et expliquer les particularités
Conservez les fichiers transmis et notez le destinataire, la période et les questions ouvertes. Précisez les paiements partiels, les justificatifs absents et les éventuels remboursements inhabituels.
Les montants de l’email sont recalculés au moment de l’envoi : si des données ont changé depuis l’ouverture de la page, actualisez l’aperçu avant votre contrôle final. Pour les notes de frais jointes, une copie est conservée dans les dossiers transmis ; ne considérez pas qu’une modification ultérieure met à jour un dossier déjà envoyé.
Votre liste de vérification
- Période, régime et adresse du comptable confirmés.
- Factures, avoirs et paiements relus.
- Dépenses rapprochées des justificatifs.
- Notes de frais non comptées deux fois.
- Avertissements et pièces manquantes signalés.
- Copie de la transmission conservée.
L’export prépare les données et les pièces ; il ne dépose pas une déclaration fiscale et ne remplace pas la validation de votre comptable.